Jak szukać procesów do automatyzacji

Tym artykułem chciałbym rozpocząć serię artykułów dotyczącą kolejno:

1. Znajdywania potencjalnych obszarów w biznesie do automatyzacji
2. Analizy rozwiązań pod kątem doboru narzędzi, pożyteczności i w końcu sensowności z punktu widzenia biznesu.
3. Analizy rozwiązań pod kątem realizacji – budowanie MVP, kroków implementacji

Szukanie potencjalnych obszarów w biznesie do automatyzacji

Często w codzienności zatracamy się w swojej bańce i ciężko nam spojrzeć z perspektywy na procesy, czynności, które otaczają nas w kontekście całości naszego biznesu, poszczególnych komórek / działów, czy w końcu w ramach własnego stanowiska pracy.

Potencjalne miejsce do automatyzacji możemy znaleźć na każdej płaszczyźnie i każda, nawet najprostsza automatyzacja może przynieść
w skali np. miesiąca / roku sporą korzyść.

Z punktu widzenia Biznesu na sam koniec korzyścią będzie głównie:

-> opłacalność / oszczędność / większy zysk w kontekście finansowym

-> większa kontrola nad procesami / standaryzacja / szybki dostęp do raportów stanu biznesu w poszczególnych obszarach

-> zmniejszenie zatrudnienia / przedefiniowanie ról pracowników na korzyść tych bardziej kreatywnych

Z punktu widzenia managera działu / jednostki biznesowej:

-> większa kontrola nad pracą zespołu

-> ustandaryzowanie ścieżki komunikacyjnej / czytelność podprocesów

-> zmniejszenie czasu realizacji powtarzalnych zadań zespołu na korzyść działań rozwojowych

Z punktu widzenia pracownika:

-> spokojniejsza praca, więcej czasu na zadania bardziej kreatywne

-> mniej stresująca praca z punktu widzenia minimalizacji ewentualnie popełnianych błędów

Jak szukać?

Weźmy sobie pod analizę przypadek pojedynczego pracownika, a sytuacja będzie analogiczna w procesach. Wymagało to będzie jedynie analizy każdej z osób / stanowisk w procesie.

Najprostszą metodą jest tak naprawdę prześledzenie pracy na stanowisku przez samego pracownika, a najlepiej przez osobę niezależną.
Istnieją tez na rynku narzędzia / aplikacje, które w przypadku stanowisk komputerowych automatycznie logują wykonywane czynności.

Pytania pomocne w tym procesie:

1. Z jakich plików korzystasz cyklicznie – codziennie, tygodniowo, miesięcznie (szczególnie początek, koniec miesiąca).
2. Czy wykorzystujesz cyklicznie formularze / dokumenty papierowe / drukujesz coś i zanosisz do kogoś / skanujesz i odsyłasz?
3. Czy wysyłasz maile systematycznie o podobnej treści? (raporty, pliki)
4. Czy odbierasz regularnie maile, które implikują Twoje dalsze działania?
5. Czy są czynności, które ewidentnie cię denerwują, czujesz, że zajmują za dużo pracy.
6. Czy odbywasz spotkania / rozmowy celem akceptacji jakiś działań?

Gdzie szukać?

W tym miejscu chciałbym przedstawić najpopularniejsze / najprostsze miejsca, w których możemy szukać automatyzacji.

1. Cykliczne raporty (Excele :)) – przejrzyj pulpit, najczęściej otwierane pliki
2. Cykliczne mailingi – przejrzyj swoja skrzynkę z ostatniego miesiąca / kwartału
3. Papierowe formularze (wniosku urlopowe itp.) – przyjrzyj się co drukujesz najczęściej
4. Spotkania / akceptacje – przejrzyj kalendarz z ostatniego kwartału, szczególnie te cykliczne. Ile spotkań odbyłeś, czy każde z nich miało sens, czy widzisz w nich powtarzalne czynności.

Na tym etapie nie zastanawiaj się czy uda Ci się to zautomatyzować, albo czy będzie miało to sens. Po prostu spisz wszystko.

W większych procesach świetną praktyką jest spojrzenie na każdy etap procesu osobno – z perspektywy osoby obsługującej dany krok. W kontekście całego procesu mogą to być kompletnie inne problemy, inne potrzeby i spostrzeżenia tych osób.